8 Tips Mesyuarat Produktif

-3.04 ptg (15 Feb 2009)
-Bumi UIA Nilai, Tanah Airku


Anda sering bermesyuarat? Bosan dengan mesyuarat? Rasa malas ke mesyuarat? Tak tahu apa motif mesyuarat? Maaf. Aku tiada jawapan bagi soalan tersebut. Sekadar ingin berkongsi tips. Harap dapat manfaat bersama. Selamat membaca!

1. Tidak menghadiri mesyuarat yang tidak perlu. Jika anda tahu mesyuarat yang akan diadakan tidak mempunyai tujuan atau motif yang jelas, maka adalah lebih baik anda tidak menghadirinya kerana mungkin anda akan membazir masa.
2. Minta kebenaran untuk keluar dari sesi mesyuarat. Jika telah selesai segala tugas dan kehadiran anda pada mesyuarat tersebut tidak diperlukan lagi, maka anda bolehlah meminta izin daripada pengerusi untuk meninggalkan mesyuarat tersebut.
3. Buatlah keputusan jika perlu. Jangan biarkan mesyuarat anda diakhirkan tanpa sebarang keputusan. Besar kemungkinan perkara atau isu yang sama akan dibangkitkan pada sesi mesyuarat akan datang.
4. Tuliskan agenda. Mesyuarat tanpa agenda ialah ibarat kapal yang berlayar tanpa tujuan. Sebelum mesyuarat bermula tuliskan dengan jelas agenda yang ingin dibincangkan. Cuba sedaya-upaya untuk tidak membincangkan perkara yang tidak tersenarai dalam agenda yang telah ditetapkan.
5. Tetapkan masa. Masa amat penting. Oleh itu tetapkanlah masa mula dan masa akhir untuk mesyuarat anda. Cuba patuhi masa yang telah ditetapkan.
6. Jemput mereka yang diperlukan sahaja. Jika anda merancang untuk mengadakan mesyuarat, maka jemputlah mereka yang anda perlukan bantuannya sahaja. Beritahu mereka beberapa hari sebelum sesi mesyuarat apa yang anda perlukan secara jelas agar mereka lebih bersedia ketika sesi mesyuarat tersebut.
7. Hindarkan daripada berbincang topik lain. Tiada dua mesyuarat dalam satu persidangan. Cuba hindari daripada berbincang perkara2 yang di luar topik mesyuarat ketika mesyuarat sedang dijalankan.
8. Sediakan minit mesyuarat. Setelah selesai mesyuarat, minit mesyuarat hendaklah disediakan secepat mungkin. Di dalamnya dituliskan perkara2 yang telah dibincangkan dan keputusan yang telah diambil. Di samping itu, perlu juga ditulis perkara2 yang perlu dilakukan (tindakan) serta nama pihak yang bertanggungjawab untuk melaksanakannya.

p/s: Seelok2nya gunakan atau letakkan syura paling atas dalam bermesyuarat. Seterusnya, jika cadangan atau idea anda diterima, maka ucapkanlah istighfar (Astaghfirullahal 'aziim). Jika cadangan anda ditolak pula ucapkanlah tahmid (Alhamdulillah). Cuba elakkan daripada bergaduh atau meninggikan suara di dalam mesyuarat. Jaga adab dan tatasusila majlis.